2#2015OSLO BYARKIV • DRAMMEN BYARKIV • IKA ØSTFOLD • VESTFOLDARKIVET • FOLLOARKIVET • FYLKESARKIVET I OPPLAND • IKA KONGSBERG • AAMA • IKAVA • IKA ROGALAND • IKA HORDALAND HORDALAND FYLKESARKIV • BERGEN BYARKIV • FYLKESARKIVET SOGN OG FJORDANE • IKA MØRE OG ROMSDAL • IKA TRØNDELAG • TR.HEIM BYARKIV • ARKIV I NORDLAND • IKA TROMS • IKA FINNMARK ArkheionLES OGSÅ OM:REVISJON AVARKIVFORSKRIFTENOSLOS NYE BYARKIVARELEKTRONISKE PRIVATARKIVDIGITALISERING BYGGESAKSARKIVERArkheion 2.2015_Layout 1 20.11.15 09:14 Side 1INNHOLDERFARINGER FRA ETDIGITALISERINGSPROSJEKT . . . . . . . .3REVISJON AV ARKIVFORSKRIFTEN . . .6LITT AV HVERT: BRYSOMMEPASSASJERER . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8ARKIV I KOMMUNEREFORMA . . . . . .9SKOLEPROTOKOLLER FRAOMGANGSSKOLEN . . . . . . . . . . . .10KOMMUNESTYREVALG 2015 . . . . .12NOTIS: NY FYLKESARKIVAR I OPPLAND14OSLOS NYE BYARKIVAR . . . . . . . . . .16DURI DROM . . . . . . . . . . . . . . . . . .18ELEKTRONISKE PRIVATARKIV . . . . . .20DET ANGÅR OGSÅ DEG . . . . . . . . .22KAI-KONFERANSEN 2015 . . . . . . . .25ICA-KONFERANSEN, ISLAND . . . . . .26INTERNSIDER: . . . . . . . . . . . . . .27 - 30QUIZ/ARKIVMORO . . . . . . . . . . . . . .31LEDERDeltakere:Oslo byarkivDrammen ByarkivØstfold Interkommunale Arkivselskap IKS (IKAØ)VestfoldarkivetFolloarkivetFylkesarkivet i Oppland (FiO)Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold ogTelemark IKSAust-Agder museum og arkiv IKS (AAma)Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA)Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR)Bergen Byarkiv (BBA)Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH)Hordaland Fylkesarkiv (HFA)Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (FS&F)Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS (IKAMR)Interkommunalt arkiv i Trøndelag Iks (IKATr)Trondheim Byarkiv (TBA)Arkivet i Nordland (AiN)Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)ISSN 0809 1145www.arkheion.noOpplag ca. 4000Redaksjonen avsluttet nov. 2015Arkheion er medlemsblad for de kommunalearkivinstitusjonene i Norge. Vi er 20 medeieresom sammen representerer alle landets fylker.Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for denkommunale arkivsektor i landet. Redaksjonsmedarbeider:Kjerstin KragsethBergen ByarkivTlf: 55 56 62 56 e-post: kjerstin.kragseth@bergen.kommune.noForsidefoto: Bygningssjefen i Bergen / Bergen Byarkiv Trykk: Zoom GrafiskGrafisk design: Karin WiweBergen Byarkiv står i en god tradisjon når de i denne utgaven av Arkheiondeler sine erfaringer om sitt store, men avsluttede prosjekt om digitaliseringav eiendomsarkiver. Det er uttrykk for en delingskultur Arkheions lesere ogeiere må ta vare på. Her kan vi blant annet lese om prosjektets nytteverdi,organisering, prosjektstyring og økonomi.Og når fagmiljøene innen arkiv engasjerer seg som høringsinstans formyndighetene, bør Arkheion være en naturlig arena der innspillene formidles.Derfor kan vi lese bidragene fra Norsk Arkivråd og LLP – blant annet om hvorutdatert arkivforskriften virker i en digital tidsalder. Langt sterkere politisksprengkraft har selvfølgelig kommunereformen. Arkivsektoren må ha tydeligestrategier i denne prosessen. Riksarkivet målbærer dette i en egen artikkel,men advarer mot manglende planer i kommunene. I november 2015 sendesdet ut en egen rådmannspakke. Det er mange stemmer i arkivlandskapet. Arkivlederen i Øygarden kommunegir oss et blikk inn i arbeidet ved et kommunevalg. Det er mye å tenke på nårnye folkevalgte inntar setene – både med arkivdanning og bevaring. En annenstemme finner vi i den nye lederen av Oslo byarkiv, Ranveig Gausdal. Her er detoverordnede strategier – organisatorisk utvikling, synlighet, arkivdanning ogdigitalisering. På hver sin måte representerer de mangfoldet av stemmer som skal komme til ordet i Arkheion. Tyngdepunktet innenfor vår sektor utgjøres av de kommunale arkivene. Menogså privatarkivene har sin naturlige plass. Arbeidet med å sikre slike arkiverbyr også på mange utfordringer. Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotekbelyser nettopp dette i sin artikkel. De kartlegger elektroniske systemer blant33 private arkivskapere for så å utforme en strategi for mottak av arkivene. Vi synliggjør oss på ulike måter – både gjennom vår daglige fagkunnskap,men også gjennom spesielle prosjekter. Vi kan finne det i en innføring i Norgesdokumentarv fra IKA Troms som kommunale skoleprotokoller. Eller vi kan visearkivenes relevans i de store spørsmålene om demokrati og menneske -rettigheter. Det siste er fra Vestfoldarkivet i prosjektet Det angår også deg. Etannet godt og ytterst relevant prosjekt er det Oslo byarkiv kaller Duri drom –om romanifolkets historie. Så her går vår nasjonale del av verdens hukommelsesammen med lærerike programmer for elever på ulike nivåer i årets sisteutgave av Arkheion. Arkheion 2/2015Redaktør: Knut J. JordheimInterkommunalt arkiv for Buske -rud, Vestfold og Telemark IKSTlf: 32 76 40 20 / 957 29 078 e-post: knut@ikakongsberg.noMedredaktør: Heidi MeenVestfoldarkivetTlf: 92 29 19 19e-post: heidi.meen@vestfoldmuseene.noArkheion 2.2015_Layout 1 20.11.15 09:14 Side 2BERGEN BYARKIVTEKST: GJERTRUDEIDSHEIMArkheion 2#2015 3Bergen 2008: Kommunens historiske byggesaksarkiv varfordelt på en rekke arkivskapere og serier, og besto irealiteten av bortimot ti ulike arkiver. Hovedgrunnen var at det som er dagens Bergen fram til 1972 var fem ulikekommuner. Arkivet fortsatte å være delt opp i fem sonerhelt fram til midten av 80-tallet. Det fantes ikke noehelhetlig register over alle byggesakene. Det måtte søkes iulike system og letes på forskjellige måter for å identifiseresaksmapper fra de ulike arkivdelene, noe som var sværttungvint. Arkivet var dessuten fysisk plassert på flere steder,mens noe allerede var avlevert til Bergen Byarkiv. Dermedforegikk også håndtering av innsynsforespørsler på ulikesteder. På bakgrunn av dette, ble det i mars 2008 fattet etvedtak i byrådet om å opprette en digitaliseringsenhet vedBergen Byarkiv. Byggesaksarkivet skulle være den prioriterteoppgaven.Høsten 2008 ble forprosjektet satt i gang. Mye måtte av -klares og viktige valg måtte tas. Gjennomføringen villekomme til å stille store krav til utstyr, produksjonsløype ogtekniske løsninger. Det måtte utarbeides sikre og effektivearbeidsmetoder for ordning, digitalisering og tilgjengelig -gjøring. Etter en anbudsrunde ble BraArkiv valgt somelektronisk arkivløsning. Det var utviklet av Geomatikk IKTog besto av moduler for registrering, prosessering ogtilgjengeliggjøring på web.DIGITALISERINGSFABRIKKENI begynnelsen av 2009 ble arkivet flyttet og satt i magasinpå Byarkivet. Fem prosjektmedarbeidere ble ansatt, hoved -sakelig med utdanningsbakgrunn fra humanistiske fag. Enprosjektleder ble hentet inn fra Etat for byggesak ogprivate planer. Han skulle fungere som et bindeledd mellom etaten og Byarkivet, og som rådgiver for prosjekt -medarbeiderne. HVORDAN FOREGIKK SÅ SELVE DIGITALISERINGEN? Produksjonsløypen var lagt opp litt som en fabrikk, dersakene gikk fra stasjon til stasjon. Bokser med saker blehentet på vogner og tatt med til pulten for systematiseringog registrering. Hver sak ble lest igjennom og delt inn ikategorier. Den ble så registrert med metadata i en data -base, og hver kategori ble gitt en strekkode. Metadatainkluderte blant annet hva saken gjelder, samt matrikkel -informasjon som gårds- og bruksnummer og bygnings -nummer. Digitale karttjenester var her et viktig hjelpe -middel. Det gjaldt å lokalisere eiendommen og sørge for at opplysningene som ble registrert var korrekte.Erfaringer fra etDIGITALISERINGSPROSJEKTI februar 2014 ble det satt endelig sluttstrek for digitaliseringen av Bergen kommunes bygge -saksarkiv. Det var da digitalisert 193 000 saker fordelt på 11 000 arkivbokser og 1 200 hyllemeter.68 årsverk hadde gått med, og nærmere 40 medarbeidere hadde vært innom prosjektet. Det ersnakk om det største digitaliseringsprosjektet i kommunal sektor i Norge noensinne. En rekke kommuner har etterhvert valgt å digitalisere sine eiendomsarkiver. Bergen var blant de første, og de valgte å gjøre det internt. Her er deres erfaringer.iStockphotoArbeidsprosessen i digitaliseringsprosjektet fra start til slutt.Arkheion 2.2015_Layout 1 20.11.15 09:14 Side 34Arkheion 2#2015DOKUMENTVURDERING OG SKANNINGEtat for byggesak og private planer hadde opp gjennomårene ikke foretatt noen arkivbegrensning. En viktigavklaring i forkant var derfor om alle dokumenter skulleskannes, eller bare et relevant utvalg. Her hadde etatenselv siste ord, og de gikk for det siste. Sluttbrukeren skullepå en enkel måte kunne finne korrekt informasjon omhva som var bygget på en eiendom. Bare godkjentetegninger skulle digitaliseres. Noen typer dokumenter ble utelatt, slik som nabovarsler og skjema for ansvar og kontroll. Man endte opp med et sett kategorier dersøknad, vedtak, tegninger og ferdigattest/brukstillatelseble ansett som det sentrale. Det ble også inkludert enkategori for «ikke skannede dokumenter», i form av etskjema med avkrysning for hvilke typer dokumenter somlå i saken, men ikke var skannet. Dessuten ble detbestemt at alle saker skulle digitaliseres. En kunne ellersvalgt å utelate saker på bygg som ikke lenger eksisterte,eller som aldri ble ble bygget. Etter ordning og registrering ble bunker med sakersendt videre til skanning. Tre skannestasjoner var utstyrtmed en bunkeskanner for små formater, mens enstorformatskanner håndterte dokumenter større enn A3.Operatøren skannet sakene, og dokumentene ble sendtigjennom nødvendige programmer, før de til slutt bletilgjengelige som PDF-filer (hver kategori hver sin fil) i BraArkiv web. Etter at sakene var ferdig skannet ogprosessert ble de levert tilbake til «ordneren» forkvalitetssikring og tilbakesetting. De var nå klare til åarkiveres for framtiden.HVEM SKAL HA TILGANG?En forutsetning fra starten var at arkivet ikke bare skullevære tilgjengelig internt, men også direkte for kom -munens innbyggere. Dette ble trukket fram som særligviktig i forkant av byrådsvedtaket. Man landet på enløsning der huseiere (hjemmelshavere) skulle få tilgang tilalle saker knyttet til egen eiendom. Rent praktisk bledette løst ved en integrasjon mellom BraArkiv og porta -len Din side på kommunens nettsider. Saksbehandlere på Etat for byggesak og private planerhadde naturligvis også behov for tilgang til arkivet underprosjektperioden. Det ble etablert en bestillingsordningder saksbehandlere, og også eksterne grupper som eien -domsmeglere og privatpersoner, kunne få digitalisertsaker på forespørsel. Bestillingssakene ble prioritert iproduksjonsløypen. De første årene av prosjektet ut -gjorde en slik «on-demand» skanning en anselig del avarbeidet. For eksterne kunder var det snakk om enbetalingstjeneste, noe som genererte viktige inntekter.UTFORDRINGERByggesaksprosjektet var en krevende prosess med ut -ordringer både i forkant og underveis. Relativt tidlig bledet klart at man ikke ville komme i mål med det antallårsverk som var planlagt. Byarkivet hadde liten erfaringNansensvei 8, opprinnelig førstepremie i Kjøp manns foreningens utlodning i 1923. Fra arkiv etter Bygningssjefen i Bergen. (Utsnitt)Etater som arbeider med byggforvaltning har settverdien av å ha et digitalt tilgjengelig arkiv. iStockphotoArkheion 2.2015_Layout 1 20.11.15 09:14 Side 4Arkheion 2#20155med store digitaliseringsprosjekt, og det var vanskelig utfra størrelsen på arkivet å anslå hvor mye ressurser somfaktisk ville gå med. Det dukket også opp en del ekstraarkivmateriale underveis. Prosjektmedarbeiderne opplevde dessuten til tider atikke alt gikk på skinner. Her var flere skifter i prosjekt -ledelsen. At ledelsen var delt mellom Byarkivet og Etatfor byggesak og private planer var også utfordrende.Prosjektet var en læringsprosess for hele organisasjonen.Det viste tydelig nødvendigheten av god kommunikasjonunderveis, grundig opplæring og ikke minst grundigplanlegging i forkant. En viktig lærdom var dessuten attett dialog med oppdragsgiveren er svært viktig.Kompetansen og erfaringen fra fagetaten kan neppeovervurderes i dette prosjektet. Vi så også betydningen avfokus på skannekvalitet, og det er senere satt i gang enutredning av standard for billedkvalitet ved digitalisering.EN NY BYGGESAKSHVERDAGI februar 2014 kunne det endelig settes sluttstrek. Det varda digitalisert 193 000 saker fordelt på 11 000 arkivbokserog 1180 hyllemeter. 819 757 dokumenter på til sammen 1 787 799 sider var produsert, det er snakk om 2 468 510filer på vel 19 terrabyte. 68,2 årsverk hadde gått med, ogtil sammen hadde 37 personer vært innom prosjektet ikortere eller lengre tid. Det er uten sammenligning detstørste digitaliseringsprosjektet i kommunal sektor iNorge. Resultatet etter fem år med digitalisering er udisku -tabelt. Saksbehandlere på Etat for byggesak og privateplaner har fått en enklere arbeidshverdag. Fremfinningav historiske byggesaker gjøres betydelig mer effektivtenn tidligere. Som en bieffekt er dessuten store arealerblitt frigjort. Papirarkivet er plassert under optimaleforhold på Bergen byarkiv og unngår mye slitasje.Et bredt spekter av andre etater og avdelinger drarogså nytte av at byggesakene er blitt tilgjengelig digitalt.Byantikvaren, Brannvesenet, Plan- og geodata ogSamferdselsetaten melder alle om aktiv bruk av arkivet.Byggesaksprosjektet har dessuten generert nye oppgavertil digitaliseringsenheten. Blant annet har etater somarbeider med byggforvaltning sett verdien av å ha etdigitalt tilgjengelig arkiv, og har satt i gang egne pro -sjekter. Byarkivet tar også mindre oppdrag fra kunderinternt i kommunen og eksternt som ønsker arkiv -materiale skannet. Å ha på plass topp utstyr og godkompetanse er også svært verdifullt med tanke påinterndigitalisering.TALLENES TALE Til slutt bør også finansieringsordningen nevnes. Fastpriskan føre til både inntjening og store tap. Vi er godtfornøyde med at prosjektet ble basert på refusjon avfaktiske utgifter i tillegg til en avtalt overhead per hode.Vi regner digitaliseringen av byggesaksarkivet i Bergenfor en suksess, og er stolte over å ha gjennomført det.Siden arkivet ble tilgjengelig på Bergen kommunes portalhar det blitt foretatt rundt en million søk, og allerede vedutgangen av 2014 er 131 576 dokumenter blitt lastet nedsom PDF. •BYANTIKVAREN,BRANNVESENET, PLAN- OGGEODATA OGSAMFERDSELS ETATENMELDER ALLE OM AKTIVBRUK AV DETDIGITALISERTE ARKIVET. PAPIRARKIVET ERPLASSERT UNDEROPTIMALE FORHOLD PÅBERGEN BYARKIV OGUNNGÅR MYE SLITASJE.Landemerket Ulriksmasten på Ulriken i Bergen.Kartskisse datert 18.04.1963 fra arkiv etterBygningssjefen i Bergen.piStockphotoArkheion 2.2015_Layout 1 20.11.15 09:14 Side 56Arkheion 2#2015NORSK ARKIVRÅD / LLPTEKST: ANJAJ. VESTVOLD/ TOMODDBYKulturdepartementet har i samarbeid med Arkivverket satt i gang enkartlegging av behov for endring i arkivregelverket. Redaksjonen harutfordret Norsk Arkivråd og Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) til å dele deres innspill til høringen. På den måten får vi både etarkivdanningsperspektiv og et bevaringsperspektiv på saken. INNSPILL FRA NORSK ARKIVRÅD–Anja J. VestvoldNorsk Arkivråd (NA) har til formål å arbeide for effektivorganisering av arkivarbeidet i offentlige og privateorgan og bedrifter samt å arbeide for å skape forståelsefor arkivarbeidets viktige funksjon og være et talerør forarkivdanningen overfor offentlige myndigheter. Et avområdene der vi ser forbedringspotensial er ved enrevidering av arkivlov og forskrift. I mai kalte Kultur -departementet (KUD), arkivorganisasjoner ogRiksarkivet inn til et «innspillsmøte om revisjon avforskrift om offentlige arkiv». I denne artikkelen skal jegpresentere noen av innspillene NA gav. For flere detaljerom temaet besøk våre nettsider, www.arkivrad.no.UTDATERT FORSKRIFTForskriften går på mange områder for mye i detalj påfunksjoner, teknologi og arbeidsmåter. Det at den gårinn i slike detaljer gjør at den også raskere blir utdatert.Teknologiutviklingen har bidratt til raske endringer iarbeidsprosesser og verktøy mens forskriften fortsattbehandler gårdagens metoder. Bruk av fagsystemer,samhandlingsrom, skytjenester, mobile løsninger ogliknende er ikke belyst tilstrekkelig – dels fordi de entenikke var påtenkt eller at en var på et annet teknologisknivå da loven trådte i kraft. Et eksempel er skytjenester.Forskriften bør stille krav til forvaltning og avtaler rundtbruken av tjenesten og ikke tjenesten i seg selv.ANNET LOVVERK Arkivlov og forskrift bør også harmoneres med annetlovverk. Et eksempel er personopplysningsforskriftensom definerer ansattes e-post som privat. Bestemmelsensvekker virksomhetens mulighet til å arkivere saksdoku -menter sendt til personlig e-postboks og den tar ikkehøyde for hvordan teknologien brukes i arbeids -prosessene. Dette kan føre til manglende journalføringog arkivering som kan undergrave innsynsretten ogvære en trussel mot innbyggernes rettssikkerhet. UKLART OG VANSKELIG SPRÅKSpråket i forskriften er uklart og vanskelig. §2-6definerer journalføringsplikten og har en viktig koblingtil offentlighetsloven. «Gjenstand for saksbehandling ogverdi som dokumentasjon» er noe av det mest krevendearkivansvarlige, saksbehandlere og ledere må forholdeseg til. Siden definisjonen er så uklar, og det ikke er gittfortolkningsuttalelse om hva saksbehandling ogdokumentasjon er, må det enkelte organ selv utøve etfaglig skjønn. Og skulle en ta bestemmelsen på alvor, erdet millioner av dokumenter som i dag ikke journalføresfordi de produseres i fagsystemer uten arkiv -funksjonalitet. ARKIVDANNING SOM EGET FAGOMRÅDENAs hovedfokus er forvaltning av hvordan vi dannerarkiv. Arkivdanning skjer med utgangspunkt i virksom -heters eget behov for å dokumentere virksomheten. Det handler om å ha kontroll på sine rettigheter ogforpliktelser, om forvaltning og god forretningsskikk.Arkivdanning og arkiv for kulturelle og historiske arkivhar forskjellige behov som i dag ikke er ivaretatt i lov ogforskrift. Manglende anerkjennelse av forskjellen vil fåkonsekvenser for hva vi kan bevare på lengre sikt.Formålsparagrafen i arkivloven gjør den til en vernelov.Arkivdanning for fremtidig bevaring trenger en lov somi sitt formål tar arkivdanningen på alvor. I tillegg børvirkeområdet for loven endres slik at den blir gjeldendefor private aktører med offentlig tilknytning. Forfatterne, Anja Jergel Vestvold og Tom Oddby, er henholdsvis nestleder i NorskArkivråd og styreleder for LLP. Begge organisasjoner mener tiden er moden formodernisering av forskriften – og at det også er gode argumenter for å endreArkivloven. Revisjon avARKIVFORSKRIFTENArkheion 2.2015_Layout 1 20.11.15 09:14 Side 6Arkheion 2#2015 7FORVALTNING AV FORSKRIFTENDet bør drøftes om forvaltningen av forskriften hørerhjemme hos KUD eller om Kommunal- og moderni -seringsdepartementet (KMD) er rett sted. Arkivdanningog –depot er i dag fulldigitale eller på vei til å bli det.KMD har samordningsansvaret for digitaliseringen iforvaltningen. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)er underlagt KMD som forvalter Offentlig elektroniskpostjournal (OEP) og gir veiledning om e-forvaltnings -forskriften. Den digitale arkivdanningen må ses i nærsammenheng med resten av digitaliseringen.Saksbehandling foregår i stor grad i fagsystemer oginnebærer mye automatikk og elektronisk samhandlingog -utveksling. Dersom alt dette inngår i «aktivt arkiv»(§2-4 annet ledd) er det nok et godt argument for atforskriften ikke bør forvaltes av KUD.VEIEN VIDEREVårt siste møte med KUD om saken var i august. Der blealle innspillene diskutert og presisert. Møtet sluttet medat departementet takket for at vi hadde bidratt med tidog innspill. Byråkratene skulle ta med seg alt tilbake tilkontorene sine og følge opp politisk. I ettertid er bud -sjettet lagt fram og fasit er at behov for revisjon ernevnt men ikke bevilget penger. Styret i NA er opti -mistisk men realistisk og forventer at vi må fortsette åbelyse behov for en oppdatering av forskriften ogsåfremover. Vi er også klare til å bidra med vår ekspertisepå arkivdanning når revisjonsarbeidet kommer i gang. NORSK ARKIVRÅDer landets største arkivfagligeinteresseorganisasjon. Den er åpen for allesom arbeider med eller er interessert i arkiv.Organisasjonen har medlemmer fra alledeler av landet, og fra bedrifter ogorganisasjoner fra offentlig og privat sektor.Norsk Arkivråd utdanner arkivarer,arrangerer kurs, seminarer, ogmedlemsmøter. To ganger i året utdelesstipender. www.arkivrad.no INNSPILL FRA LLP– Tom OddbyLLP mener rent prinsipielt at et lovrevisjonsarbeid måstarte med arkivloven, og ikke bare ta for seg arkiv -forskriften. Men det er ikke tvil om at arkivforskriftenmå moderniseres, både hva gjelder språk og fag. Tidenhar på alle måter løpt fra en forskrift som er tilpasset1990-tallets fokus på papirarkiver. I dag snakker vi foreksempel om lagring i skyen, et begrep som var heltukjent da forskriften trådte i kraft 11. desember 1998. MINDRE DETALJERT En ny forskrift bør være mindre detaljert enn dagens,og avgrense seg til å behandle de overordnede ogprinsipielle spørsmålene om offentlig arkiv. Eksemplerpå dette kan være at offentlig sektor skal ha arkiv -tjeneste, det skal være arkivplikt, systemer skal værebasert på godkjente standarder (Noark), det skal væreforbud mot ulovlig kassasjon, og det skal være bevar -ings plikt for offentlig skapte arkiver. Detaljeringen kanlegges til en «standard» (eller lignende) som kanforvaltes av Arkivverket.INTERKOMMUNALE SAMARBEIDSORDNINGER LLP er spesielt opptatt av problemstillingen rundt arkivog interkommunale samarbeidsordninger. Det er en storprinsipiell utfordring at kommunale aksjeselskap oginterkommunale selskap ikke har arkivplikt, og det erhøyst sannsynlig mange interkommunale samarbeids -ordninger som i dag ikke er tilknyttet en depotordning.Det er fra LLP sitt ståsted svært betenkelig at en organi -sasjonsmodell for kommunale tjenester skal være av -gjørende for hvorvidt tjenestene skal dokumenteres forettertiden eller ikke. Det må derfor være arkivplikt påalt som skapes av arkiv i offentlig sektor, uavhengig avorganisasjonsform. Dette må det gjøres noe med i etrevisjonsarbeid. PRIVATISERTE TJENESTER Mange offentlige oppgaver utføres av private aktører,for eksempel kommunalt kjøp av private barneverns -tjenester. Selv om oppgaven sånn sett er ”outsorcet” måhandlingene dokumenteres og bevares for ettertiden.Det er derfor viktig at vi får bestemmelser som sier noeom hvilke krav som skal settes til private aktører somhar offentlig tilknytning (for eksempel som finansieresArkheion 2.2015_Layout 1 20.11.15 09:14 Side 78Arkheion - 2#2015helt eller delvis med offentlig støtte), eller som gjøroppgaver på vegne av det offentlige. FOKUS PÅ NOEN PARAGRAFER• § 1-1 om arkivansvaret i offentlige organ må gjelde foralle som utfører oppgaver for det offentlige eller på vegne av det offentlige, uavhengig av organisasjonsform. • Kassasjonsbestemmelsene i § 3-21 må tilpasses til nytt regelverk, og det må legges vekt på at kommuner og fylkeskommuner skal utarbeide bevaringsplaner. • § 4-11 om kartlegging og planlegging av arkivlokalerer åpenbart overflødig, da det er flere år siden fristen for godkjenning av arkivlokaler gikk ut. • Ny forskrift må ta opp i seg kravene til digitalt depot, basert på de standarder som gjelder i dag: OAIS, Track (ISO 14721 og 16363). Dagens kapittel IV omhandler oppbevaring og sikring av offentlige arkiv, men er innrettet mot papirarkiv.HVILKET DEPARTEMENT?Norsk Arkivråd ønsker at ansvaret for arkivlov og arkiv -forskrift ikke skal ligge i Kulturdepartementet, men iKommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD).Hovedargumentet er at hovedansvaret for digitaliseringav offentlig forvaltning er lagt til KMD, samt at dettedepartementet gjennom DIFI har ansvaret for sentralesystemer som OEP samt e-forvaltningsforskriften. LLP erenig i at arkivdanningsperspektivet må være sterktfremtredende i en ny forskrift, men er redd for atarkivbevaring, tilgjengeliggjøring og formidling vil blinedprioritert dersom ansvaret for en ny arkivforskriftblir lagt til KMD. Hva som er den gode løsningen harikke LLP noe godt svar på, men bevaringsperspektivet erselvsagt like viktig som arkivdanning. En ny arkivforskriftmå ta hensyn til dette.VEIEN VIDEREDet er ikke kommet klare signaler fra departementet omhva som skjer videre med revisjon av arkivforskriften.LLP er derfor nøktern realistisk til en eventuell videreprosess, men er klare til å fortelle både departementetog politikerne nødvendigheten av en revisjon av bådelov og forskrift. •• Stiftet 1986• Fagpolitisk og landsdekkende interesse organisasjon for arkiv• Primært fokus på bevaring, tilgjengeliggjøring og formidling•140 institusjonsmedlemmer, som representerer et stort antall profesjonelle arkivarer• Sekretariat i Bergen, 1.2 stillinger • Er sammen med Riksarkivaren ansvarlig for stiftelsen og programvaren Asta• Medarrangør for De norske arkivmøtene• Partner i SAMDOKKlager og brysomme passasjererVi som jobber med arkiv får stadig forespørsler om å finneinformasjon direkte i arkivene. Hva det spørres etter kanvære så mangt, men ofte er det knyttet til slektsforskning.Av og til krever dette litt leting i arkivene, gå inn i mappeneog bla seg gjennom en del pairer før vi finner svaret. Det varved en slik forespørsel en av våre arkivarer bladde seggjennom arkivmapper i Arendal Dampskibsselskaps arkiverog kom over en boks med tittelen «klager» og «brysommepassasjerer». Nysgjerrigheten tok overhånd!Nicolay Wiborg ble født i Kragerø i 1867 i en prominentskipsrederfamilie. Familien drev rederi og iseksport. I 1914solgte Wiborg sin skipsflåte og flyttet til Oslo. 4. april 1929reiste Nicolay Wiborg med dampskipet «Bjørgvin» fra Oslo.Wiborg hadde fått lugarplass på 1. klasse og var klar for engod natt søvn. Dette viste seg dessverre å bli umulig.«Ved siden av mig kom der ind 2 mænd som rimeligvisallerede var lidt bedugget og som fortsatte med drik oghøirøstet tale saalænge, at jeg tlslut maatte ringe paapiken»Bråket ga seg ikke og Wiborg ble nødt til å bytte lugar.Dette virker ikke som var første gang Wiborg haddeopplevd «at folk slaar sig ned i lugarene med drik oghøirøstet tale og umuliggjør nattero og søvn» på ADS’ sineruter, men denne gangen viste deg seg at det ikke var etlystig lag som var skyld i tapt nattesøvn.I et notat redegjør Restauratør Hans Nilsen for hva somskjedde den natten. Herr Barth hadde fått tildelt lugarenved siden av Wiborg, og selv om han var «ikke heltupaavirket av alkohol» da han gikk ombord, var detredselen for å ha mistet en veske med verdipapirer til verdiav 25 000 kr som gjorde ham høyrøstet. Vesken ble funnet,men uten papirer. Nilsen trøstet Barth med at han sikkerthadde glemt papirene igjen i Oslo, og Barth roet segetterhvert ned. Hva som skjedde med de forvunnedeverdipapirene sier arkivet ingenting om.Arkivet etter Arendal Dampskibsselskap ADS befinner seg i dag på KUBEN. Litt av hvert:Tekst: Anne Gaaserud, Aust-Agder museum og arkivArkheion 2.2015_Layout 1 20.11.15 09:14 Side 8Arkheion - 2#2015 9RIKSARKIVETTEKST/FOTO: HELENF. NICHOLSONDen varsla kommunereforma er eit prioritert område for Arkivverket og SAMDOK dei komande åra.Arkivstatistikken for 2014 viser at få kommunar, kun ni prosent, har ein plan for å handtere arkivasine ved eventuelle kommune samanslåingar. Det uroar Arkivverket.Kommunane og fylkes kommunane er sjølve ansvarlege forat arkiva og dokumentasjonen vert handtert på rett måteved ei kommunesamanslåing. Arkivverket rettleier oginformerer. RETTLEIINGGjennom SAMDOK vil Arkivverket kome med ei rett leiing tilkommunere forma i mai 2016. SAMDOK – samla samfunns -dokumen tasjon – er eit samarbeid mellom Arkivverket, LLP,KS, KAI, Arbark og NA. Rettleiinga vil gi råd om handtering av eksisterandepapirarkiv og digitale arkiv, og etablering av arkiv i den nyekommunen. Rettleiinga vil bestå av fleire delar, og vil blifortløpande publisert på arkivverket sine nettsider. Første del tek for seg planlegginga av prosessen, og viletter planen bli publisert hausten 2015. Fram til denne erklar er det laga ei oversikt på arkivverket.no over kva detkan vere lurt å tenkje på i samband med kommune reforma.I tillegg til rettleiinga vil SAMDOK lage eit kurs opplegg omkommunereforma, saman med stats arkiv/IKA.RÅDMANNSPAKKEArkivverket informerer om arkiv og kommunereform i form av kronikkar og artiklar, retta mot både arkiv faglegemiljø, presse og folk flest. I november vert det sendt ut ein rådmannspakke, laga i samarbeid med KS. Dette er eipå minning om å alt no ta arkiv med i plan legginga avkommunesamanslåinga. PLANLEGGING OG RESSURSAR Arkivstatistikken 2015 viser at dei største utfordringaneknytt til arkiv i kommunereforma er å starte plan legginga i god tid, og å få satt av tilstrekkelege ressursar. Nårkommunar slår seg saman skal arkiva avsluttast og over -førast til arkivdepot. Dette gjeld også som hovud regel forelektroniske system. UTTREKK NØDVENDIG Ei kartlegging gjennomført av SAMDOK-prosjektet viser atdet er minimum 12 000 fagsystem i norske kommunar ogfylkeskommunar frå perioden 1985-2010 som kan innehaldebevaringsverdig dokumentasjon. Per 2014 er det kun teke722 uttrekk frå kommunale system. Etterslepet er for -midabelt, og kostnadene for å sikre dette materialet vil vere ein stad mellom 1 og 2 milliardar kroner.– Skal kommunane unngå tap av viktig dokumentasjon er det heilt avgjerande at avslutning og uttrekk av sak/ arkiv-system og fagsystem blir tekne inn i planlegginga avkommunesammenslåingar. EINESTÅANDE MOGLEGHEIT Ei kommunesamanslåing er ein eineståande moglegheit til å leggje til rette for gode arkiv, som igjen bidreg til effektivog ettersporbar sakshand -saming i ny kommune. For ålykkast er det nødvendig åsette av dei nødvendigeressursane, både i form avøkonomi og kompetanse. Dettrengs med andre ord eit solidløft for å sikre digitalt skaptearkiv i kommunal sektor, slikat rettsdokumenta sjon oganna viktig dokumentasjonvert sikra for etter tida, seierAnna Malmø Lund, prosjekt -leiar for kom munale arkiv iSAMDOK. LES MEIR:SAMDOK-rapport 2014:https://samdokdotcom.files.wordpress.com/2015/01/rapport-samdok-2014_2-kartlegging-av-digitalt-skapt-materiale-i-kommunal-sektor.pdfArkivstatistikk 2014:http://www.arkivverket.no/arkivverket/Arkivutvikling/ArkivstatistikkInformasjon om kommunereform og arkiv påarkivverket.no: arkivverket.no/kommunereformArkiv i kommunereforma– UTFORDRINGAR OG MOGLEGHEITERProsjektleiar forkommunale arkiv i SAMDOK, Anna Malmø Lund. Arkheion 2.2015_Layout 1 20.11.15 09:14 Side 9Next >