Made with FlowPaper - Flipbook Maker
2#2012OSLO BYARKIV • DRAMMEN BYARKIV • ØSTFOLD IKAS • FYLKESARKIVET I OPPLAND • IKA KONGSBERG • AUST-AGDER KULTURHIST. SENTER • IKA VEST-AGDER • IKA ROGALAND • IKA HORDALAND HORDALAND FYLKESARKIV • BERGEN BYARKIV • FYLKESARKIVET SOGN OG FJORDANE • IKA MØRE OG ROMSDAL • IKA TRØNDELAG • TR.HEIM BYARKIV • ARKIV I NORDLAND • IKA TROMS • IKA FINNMARK ArkheionMUGGSOPPog kommunale arkiverLES OGSÅ:• NYE BEVARINGS- OG KASSASJONSREGLAR• VELLYKKET DIGITAL KOMMUNESAMMENSLÅING• ARKHEION 15 ÅR• SAKSBEHANDLING I NETTSKYEN• WIKIPEDIA FOR ARKIVINNHOLDMUGGSOPP - OG KOMMUNALE ARKIVER . . . . . . . . .3NÅR MAN OPPDAGER MUGGVEKST . .6NYE BEVARINGS- OGKASSASJONSREGLAR . . . . . . . . . . . . . . .8VELLYKKET DIGITALKOMMUNESAMMENSLÅING . . . . . . . .10ARKHEION 15 ÅR . . . . . . . . . . . . . . . . .12SAKSBEHANDLING I NETTSKYEN . . . . . .14WIKIPEDIA FOR ARKIV . . . . . . . . . . . . .16ARKIVFAGLIG FYLKESFORUM 15 ÅR . .18BOKOMTALE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19NORDLANDSKE STADNAMN . . . . . . . .20USYNLIG OG DESENTRALISERTARKIVTJENESTE . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22LITT AV HVERT/SMÅSTOFF . . . . . . . . . . .24QUIZ/ARKIVMORO . . . . . . . . . . . . . . . .31INTERNSIDER:ALLE ARKIVINSTITUSJONENE . . .28 - 30LEDERDeltakere:Oslo byarkivDrammen ByarkivØstfold Interkommunale Arkivselskap IKS (IKAØ)Fylkesarkivet i Oppland (FiO)IKA Kongsberg (IKAK)Aust-Agder kulturhistoriske senter, Arkivet (AAks)Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA)Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR)Bergen Byarkiv (BBA)Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH)Hordaland Fylkesarkiv (HFA)Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (FS&F)Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS (IKAMR)Interkommunalt arkiv i Trøndelag Iks (IKATrø)Trondheim Byarkiv (TBA)Arkivet i Nordland (AiN)Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)ISSN 0809 -1145www.arkheion.noOpplag ca. 5000Redaksjonen avsluttet 16. nov. 2012Arkheion er medlemsblad for de kommunalearkivinstitusjonene i Norge. Vi er 18 medeieresom representerer 18 av landets fylker. Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for denkommunale arkivsektor i landet. Redaktør: Bård Raustøl, Interkommunalt arkivi Vest-Agder IKS (IKAVA)Märthas vei 14633 KristiansandTlf: 38 14 55 91e-post: raustol@ikava.va.noMedredaktør: Yngve Schulstad Kristensen, Aust-Agderkulturhistoriske senter (Aaks)Barbudalen 39, 4838 ArendalTlf: 37073516e-post: Yngve.Schulstad.Kristensen@aaks.noForsidefoto: Vibeke HammerhaugTrykk: Zoom GrafiskGrafisk design: Karin WiweOppbevaring av papirarkiver krever store krav til sikkerhet og kontroll. Arkiveneskal blant annet sikres mot brann, innbrudd og fukt. I dette nummeret vil vi settefokus på det sistnevnte. Hva skjer med arkiver som oppbevares under fuktigeforhold over lang tid? Hvordan skal vi håndtere slikt materiale så det ikke skaderarkivene eller menneskene som arbeider med det? Vibeke Hammerhaug ved IKAKongsberg gir oss noen gode forslag til hvordan vi kan håndtere muggskadetmateriale og til hvordan vi kan forebygge for å unngå fuktskader på arkivene.I tillegg forteller arkivleder i Larvik kommune, Bente Holmen, om hvilkeutfordringer de møtte da de skulle muggsanere hele 400 hyllemeter arkiv. Siden forrige nummer av Arkheion har det kommet forslag til nytt regelverk forbevaring og kassasjon. Regelverket er ute på høring i høst. En sentral artikkel idette nummeret peker både på utfordringer knyttet til bevaring og kassasjon ogpå hva som blir sentralt for kommuner og fylkeskommuner i det nye regelverket. Elektroniske arkiver, digitalisering og nettformidling er som alltid aktuelt. Norskkulturråd har satt i gang et større prosjekt om Wikipedia for arkiv og vi får engod orientering om prosjektet i dette nummeret. I tillegg forteller to represen -tanter fra private aktører henholdsvis om digital kommunesammen slåing og omden desentraliserte arkivtjenestens fordeler.Vi har også interessante artikler om stadnamn i Nordland og smakebiter fra ulikesteder i landet. Og sist, men ikke minst gir Arkheions tidligere redaktør SteinarMarvik oss et spennende sveip over Arkheions femtenårige historie.God lesing!Red.Arkheion 2/2012Redaksjonsmedlemmer: Vibeke SolbakkenLunheim, IKA M&RCatharinaSchønning-Lykke,Drammen byarkiv>>>I forbindelse med IKA Kongsbergs nye arkivbygg, med en fullt utstyrt muggavdeling, som skalstå ferdig mars 2014, har håndtering av muggsopp i arkivet vært et nødvendig satsningsområdedet siste året. Denne satsingen på fasiliteter og kompetanse vil gjøre oss mye bedre i stand til åbistå våre eiere med både forebygging og håndtering av muggsopp i arkivet.IKA KONGSBERGTEKST: VIBEKEHAMMERHAUGArkheion - 2#20123I denne artikkelen følgerforslag til konserverings -tiltak både i forhold tilfore bygging avmuggsopp og hånd -tering av mugg skadetarkivmateriale.PASSIV KONSERVERING Gjennom forebyggende(passiv) konservering erdet mye vi kan gjøre forå forebygge at et mugg -problem oppstår iarkivet. Målet medforebyggende konser -vering er å forhindreeller redusere nedbrytingen av materi alet. Fra enkommune arkiv institusjons ståsted vil kontroll medmaterialet i alle ledd, fra eiers arkivlokaler, veddeponering/mottak (slik at vi ikke tar mugginfisertmateriale inn i magasinet) og under oppbevaring iarkivdepot, være det optimale. For å oppnå dettetrengs det kunnskaper, opplæring og klare rutiner.Arkivforskriften stiller krav om at arkivlokalet skal giarkivmaterialet vern mot vann, fuktighet og påvirkningav klima og miljø, at det skal være stabilt klima i arkiv -lokalet og at arkivlokalet skal ha fast tilsyn og renhold.Veilederen Krav til arkivlokaler utdyper og forklarerdette ytterligere. Fra 2012 gjøres det ikke lenger noenunntak, og alle arkivlokaler skal tilfredsstillearkivforskriftens krav.Muggsoppens vekst betingelseravhenger av næring, tempera -tur og fuktighet. Ved å fjernebeting elsen for muggsoppvekst,vil vi heller ikke få et mugg -sopproblem i arkivet. Dette kanvi oppnå gjennom å regulere ogovervåke temperatur, luft -fuktighet og venti lasjon.Muggsopp er avhengig av gun -stig temperatur og luft fuktig hetfor å kunne vokse og trives.Normalt trenger mugg soppenkun noen få plussgrader for åutvikle seg, men aktivi tetenøker når temperaturen stiger,og er høyest ved ca. 25–30 grader. Papirarkiv bør hatempera tur på mellom 18–21 °C og relativ luftfuktighetbør ligge mellom 45–55 %. Lavere temperatur vilforlenge materialets levetid, men det er også krav til atarkivlokalet skal kunne varmes opp til vanlig rom -temperatur hele året slik at men nesker skal kunnearbeide der. Hvis den relative fuktigheten er over 65 %er det fare for at papiret blir angrepet av mugg ogsopp. En annen viktig faktor er temperaturens sammen -heng med luftfuktighet, da store variasjoner i tempe -ratur og fuktighet kan være skadelig for arkiv -materialet. Svingninger i temperaturen (f.eks. pga.døgn- og års tidsvaria sjoner) i lufta eller på overflater, MUGGSOPP- og kommunale arkiveristockphoto4Arkheion - 2#2012>>>vil øke faren for konden sering, og dermed gi gunstige levevilkårfor muggsopp. Ved gunstige vekstforhold vil muggsporer begynneå formere seg (gi mugg vekst) i løpet av 48 timer. Regelmessigtilsyn vil minske sjansene for at fuktproblemer i arkivlokaler skal fåtid utvikle seg til muggsoppvekst. Videre kan godt og regelmessigrenhold sikre at både antallet sporer på overflater og nærings -tilgangen for muggsopp holdes på et minimum. Spesielt vil detkunne bli en opphoping av muggsporer og organiskeavfallsstoffer i høyt støv (toppen av reoler osv.). Itillegg bør beredskaps- og kriseplaner være påplass i fall det, tross alle forholdsregler, likevelskulle oppstå et fuktproblem eller envannskade i arkivet. AKTIV KONSERVERING Dersom fuktig eller muggskadd materi -ale likevel oppdages i arkivet, erumiddelbare tiltak viktig for å hindrehelseskader, spredning til annetmateriale og videre ned bryting avmaterialet. Årsaken til fukt-/ mugg -skadene må straks under søkes ogutbedres. Først og fremst må skaddmateriale sperres av og merkes inntilvi er klare til å rense det. For å minskespredningen i arkivlokalet, bør tørreobjekter støvsuges slik de står i hyllenefør de flyttes til rengjørings stasjon.Støvsugeren må ha HEPA-filter, slik at vi ikkeblåser sporene ut i luften igjen, og svakt sug,for ikke å øde legge materialet. Deretter børmaterialet pakkes forsiktig ned i forsegletbeholder (gjerne plast) og fraktes tilrengjøringsstasjon. Rensing av muggsoppinfisert materiale måalltid foregå på et dertil egnet sted med godutlufting (helst i avlukkbare avtrekksskap), ogventilasjon isolert fra andre rom hvor personereller materiale befinner seg. Personer som skalhåndtere muggsoppinfisert materiale må værefriske, ha kunnskaper om muggsopphåndteringog bruke tilfredsstillende PVU. Dreier det segom mer enn en liten mengde arkivmateriale(mer enn 3 m²), bør saneringen tas hånd om avspesialutdannet personell som har erfaring medhåndtering av muggsopp på arkivmateriale. Vedfjerning av inaktiv muggsopp, er det mesteffektive å tørrense materialet ved å børste,pensle eller støvsuge. Om materialet er så skaddat det trenger behandling utover tørrensing avoverflater bør man rådføre seg med enpapirkonservator. Hyller og glatte overflater kan spritvaskes,men aldri arkivmaterialet da dette kan skadeFAKTA OM MUGGSOPPMuggsopper en fellesbetegnelse for en stor gruppehurtigvoksende mikroskopiske sopper medvekstlegemer (hyfer). Muggsopp trenger organisknæring, og kan vokse både på organiske materialer(tre, tekstiler, papir, osv.) og uorganiske materialerhvor der er avsatt organiske skitt som støv, håndfetteller papirfiber. Formeringen skjer ved at muggsoppendanner sporer som blir spredd ut til omgivelsene istore mengder. Muggvekst er levende/aktivmuggsopp, mens muggsporer er død/passivmuggsopp. Helseskader.Både døde sporer og levende muggsoppkan være helseskadelig. Dette gjelder både forpersoner som håndterer mugginfisert materiale, samtpersoner som oppholder seg i samme rom som detinfiserte materialet. Typiske helseplager knyttet tileksponering av for høye konsentrasjoner avmuggsopp(sporer) er influensasymptomer,astma/allergier, hudirritasjoner, irriterte slimhinner,diaré, gjentatte infeksjoner og nedsatt immunforsvar. Lovregulert. Arbeid med mugginfisert materiale erregulert i henhold til Forskrift om vern moteksponering for biologiske faktorer (bakterier, virus,sopp, mm) på arbeidsplassen. Arbeidsgiver erforpliktet til å risikovurdere helseskader som kanoppstå på arbeidsplassen pga. eksponering avmikroorganismer, samt treffe vernetiltak sombeskytter eksponerte personer mot helsefarer. Rutiner og verneutstyr.Arbeidsgiveren bør utarbeideklare rutiner for håndtering av mugginfisert materialeog regler for bruk av personlig verneutstyr (PVU). PVUskal minst bestå av vernemaske klasse P3, beskyttendearbeidstøy, hansker og evt. vernebriller.materialet. Etter rensingen bør man ta overflate -prøver av materialet for å forsikre seg om at ren -singen har vært tilfredsstillende. Når dette er gjort,årsaken til muggsopproblemet er utbedret oghyllene/arkiv lokalet er vasket, kan materialet flyttestilbake til magasinet igjen.Målet med fokuset på muggsopp i arkivet for IKAKongsberg er best mulig opplæring og bevisst -gjøring både når det gjelder å forebygge at fukt- og muggproblemer oppstår, i eget magasin og utehos eierne våre, og å løse det på best mulig måtehvis det likevel skulle oppstå. Jeg kunne ønske meg mer samarbeid mellom deinterkommunale arkivene på veien mot dettemålet. •KildelitteraturRamsholt, Kristin, Arkivverket 2011, Kurs iforebyggende konserveringTronbøl, Heidi / Liebold, Marcus (Riksarkivet):Muggsopp i arkivmateriale, i: Arkivråd 2/2011:10-19Riksarkivaren. 2007. Krav til arkivlokaler. Veiledning foroffentlige organerArkheion - 2#20125Alle fotos: Vibeke Hammerhaug6Arkheion - 2#2012Når man oppdager muggvekst i kommunearkivetMUGGSANERING PÅ ANBUDEtter å ha kartlagt omfanget, besluttet vi å muggsanere400 hyllemeter med avleveringspliktige arkiver etter femkommuner fra perioden 1837 til kommunes ammen -slåingen i 1988. Rådmannen fattet et hastevedtak om å sette muggsaneringen ut på anbud. På tilbydersiden er det få som har kompetanse påarkiv sanering, men firmaer innen byggsanering kan hanødvendig utstyr. Det var et slikt firma som fikk anbudetog våre erfaringer er gode.Å overlate muggsanering til et firma som skal henteog deretter avlevere 400 hyllemeter til arkivdepot, erikke bare enkelt. Praktisk gjennomføring er enutfordring:Arkivene skal registreres og avleveres i henhold tilarkiv forskriften §§ 5-1 til 5-4, taushetsplikt og sikkerhetskal ivaretas, og saneringen bør utføres av profesjonellefagfolk. Ved kontraktinngåelse skrev firmaet under på endatabehandleravtale i henhold til personopplysnings -loven § 13, jf. § 15 Hver ansatt undertegnet en taus -hetsplikterklæring, og Riksarkivet og Datatilsynet bleunderrettet. REGELVERK OG SANERINGSMETODERegelverket sier ingenting om muggsanering og hvor -dan det bør utføres. Arkivverket mangler standardiserteretningslinjer for dette. Normalinstruks for arkivdepot ikommuner og fylkeskommuner sier at arkiver skal være”rensket for støv og skitt” og ”rengjorte før avlevering”.Statsarkivene kan imidlertid gi pålegg om å rense”skitne deler” av arkivmaterialet. Som det heter i til -synsrapporter, skal materialet ”renses på en forsvarligmåte” [….]. Støv, skitt og eventuelt mugg eller sopp måfjernes før materialet overføres til nye arkivlokaler".Det finnes forskjellige muggsaneringsmetoder. Tørr -sanering med pensel, svamp eller HEPA-støvsuger er denmest brukte behandlingsmetoden i Norge. Metoden erLARVIK KOMMUNETEKST: BENTEHOLMENHøsten 2011 oppdaget vi muggsopp i fjernarkivene til Larvik kommune. Merkelig nok fant vimuggvekst på ringpermer fra 1990-tallet, mens møtebøker fra 1800-tallet så ut til å være rene.IKA Kongsberg tok muggsopptester – kontaktprøver og luftprøver – som viste høy konsentrasjonav muggsoppsporer i det ene lokalet. Kontaktprøvene viste at arkivalier som ikke hadde synligmuggvekst også var infiserte. Fotos: Vibeke HammerhaugArkheion - 2#20127mekanisk, men tar ikke livet av muggsoppsporer. Et alter -nativ er gassing eller gammabestråling. Gammastrålerdreper/inaktiverer sporer, men metoden kan skade papir oghar vært omdiskutert. Det samme er gass. Dette er imidlertiden tjeneste som tilbys under kontrollerte forhold i Tyskland.”Børstemetoden” brukes på tørr mugg i begrenset om -fang, men ved sanering av flere hundre hyllemeter trengerman HEPA-støvsuger og teknisk avtrekk som suger oppsporer. Saneringen må foregå i et lukket rom og bør utføresav firmaer med egne lokaler og egnet utstyr. NEDPAKKING OG REGISTRERINGVed pakking av muggbefengte arkiver, bør man ikke sette igang med ordning og arkivbegrensning. Muggbelagtmateriale bør holdes isolert og man bør unngå for mangebevegelser. Ellers sprer man muggsporer. For øvrig går man fram som ved avlevering. Man merker og registrererarkivstykkene etter arkivskapskaper, organ/administrativenhet og identifiserer funksjon (møtebok, journal, kopibok,register eller saksarkiv) og tidsperiode. Undertegnede satte opp en veiledende liste for mugg -saneringsfirmaet. Firmaet har forholdt seg til kortkoder ogforkortelser som RP (ringperm), AB (arkivboks), LAB (lig -gende arkivboks), IB (innbundet), har skiftet emballasje,kastet ringpermer, fjernet binders, klistret på ferdigskrevneetiketter og fulgt nummersystemet. Saneringen ble tilfredsstillende utført, og stikkprøver tatt avIKA Kongsberg ved avlevering viste at materialet var rent. •8Arkheion - 2#2012Medan arkivavgrensing har ein fasit der det handlarom å fjerne/halde unna frå arkivet dokumentasjonsom ikkje skal vere der, handlar bevarings- og kassa -sjonsarbeidet om å vurdere materiale som har einrettmessig plass i arkivet. Spørsmålet ein må ta stillingtil er kor lenge dei har ein rettmessig plass i arkivet.Har dei ein ”evig rett” til å vere ein del av arkivet,eller har dei ”ein midlertidig rett”. Dersom retten ermidlertidig, kor lenge strekker denne seg? Her er detmange omsyn som skal takast: administrative, juri -diske, historiske, forskingsmessige osv. Når ein i tillegghar ein paragraf om personleg straffeansvar hengandeover seg ved uheimla kassasjon, er det ikkje rart arkiv -skaparar vegrar seg for dette arbeidet.Stort sett kan ein seie at utfordringa er todelt.1. Ingen sit med kompetanse til i tilstrekkeleg grad ågjere vurderingar som tilfredstiller alle bevarings -omsyna. Ein treng difor eit tydeleg regelverk.2. Endringane i offentleg sektor og i samfunnet elles,skjer så fort at nye omsyn stadig må takast medangamle fell vekk. Eit regelverk vert difor raskt utdatert.Dagens regelverk er frå 1986/1987.Eit klart utdatert regelverk og farane for uheimlakassasjon, er peika på i Riksrevisjonen sin rapport i2010. Riksarkivet sette alt same året i gang arbeidetmed eit nytt bevaringsregelverk på dette grunnlaget.ORGANISERING AV ARBEIDET MED NYTT REGELVERKProsjektet har blitt organisert med to delprosjekt: eitfor stat og eit for kommune, med ei felles styrings -gruppe og referansegruppe for begge prosjekta.Underteikna satt i delprosjektgruppa for kommunane.Denne prosjektgruppa besto av representantar fråstatsarkiva i Trondheim og Tromsø, Oslo byarkiv,Bærum kommune, Rogaland fylkeskommune, IKAMøre og Romsdal og IKA Kongsberg. Dei to sisterepresenterte KS og LLP (Landslaget for lokale- ogprivate arkiv). Prosjektet vart sett i gang seinhaustes2010, og ferdigstilling ser ut til å bli rett over nyttår2013. Målsetjinga for prosjektet er å utarbeide reglarsom skal gjere det lettare å utføre kassasjon ogsamstundes identifisere det bevaringsverdigemateriale i offentleg sektor. Resultatet vil bli eitt sett reglar for staten og eittfelles sett reglar for fylkeskommunen og kommunane.Det var lagt nokre føringar for prosjektet. Den einevar at dei skulle vere funksjonsbaserte, dvs. at einskulle ta utgangspunkt i dei offentlege verksemdenesine oppgåver og ansvarsområde. Bevaringsvurderingaskal gjelde dei arkivdokumenta som vert eit resultat av dette. Dagens regelverk tek utgangspunkt i arkiv -dokumenta og er såleis ikkje funksjonsbasert. Ein avføremonane med ei funksjonsbasert tilnærming, er at regelverket ikkje er så utsett for å bli utdatert.Andre føringar som vart lagt for prosjektet var atregelverket skulle vere medieuavhengig og uavhen -gig av arkivnøklar. Vidare var det viktig at regelverket tok utgangspunkt i Riksarkivarens sine fire formål for bevaring avoffentleg arkivmateriale, nedfelt i ”Rapport fraBevaringsutvalget” frå 2002. Dei er som følgjer:F1: Dokumentere offentlege organ sine funksjonar isamfunnet, deira utøving av mynde, deira rolle i høvetil samfunnet elles og deira rolle i samfunnsutviklinga.F2: Materiale som gir informasjon om høve isamfunnet på eit gjeve tidspunkt, og som kastar lysover samfunnsutviklinga skal haldast tilgjengeleg.Nye bevarings- og kassasjonsreglarforkommunane og fylkeskommunaneIKA MØRE OG ROMSDALTEKST: ARNTOLAFIDJESTØLLite, om noko, har vore så lite lystbetont å arbeide med for kommunane som bevarings- ogkassasjonsvurderingar. Dette skuldast ikkje uvilje mot arbeidet, men heller frustrasjon overkor vanskeleg det er å gjere vurderingane. Arkheion - 2#20129F3: Dokumentere personar og verksemder sine rettar ogplikter i høve til det offentlege, og i høve til kvarandre.F4: Dokumentere dei arkivskapande organa sine rettar ogplikter i høve til andre instansar. Det er viktig å legge merke til at regelverket i utgangs -punkt berre tek omsyn til formål F1 og F2. Det er gjort eittunntak frå dette og det er for såkalla ”evige rettar”. Herhar regelverket lagt hovudprinsippet F3 til grunn. ”Evigerettar” er t.d. rettar knytte til person i klient mapper ogrettar knytte til eigedom. Det er elles viktig å legge merketil at reglane ikkje femner om pasient journalar i kom -mune helse tenesta. Dei reglane skal utarbeidast i tråd med regelverket for pasientjournalar i spesialisthelse -tenesta når desse føreligg.KOMMUNEN OG FYLKESKOMMUNEN SITT ANSVAR Det nye regelverket vurderer stort sett bevaring opp motF1 og F2 som er meir overordna kriterium. Regelverketoverlet til kommunane sjølve å vurdere bevaring opp motkriteria F3 og F4 som er av meir juridisk og administrativart. I forslaget til regelverk sendt ut på høyring stårfølgjande: § 4-5. Kommunens og fylkeskommunens dokumenta sjons ansvar Kommunen og fylkeskommunen skal sørge for atmateriale det er knyttet rettigheter og plikter til i annetlovverk, bevares så lenge rettighetene og pliktene løpereller så lenge kommunen eller fylkeskommunen harerstatningsansvar. Kommunen og fylkeskommunen må selv vurdere hvorlenge materiale kommunen eller fylkeskommunen har tilhensikt å kassere må bevares av hensyn til egneadministrative og juridiske dokumentasjonsbehovDette er fornuftig då det enkelte offentlegeorgan vil vere mykje meir kvalifisert ennarkivmyndig heitene på dette område.Dei er forplikta til å ha kunnskapom dei juridiske- og admini -strative pliktene som ligg tildokumentasjonen i form avulik særlovgjeving.Konsekvensen av dette er atkommunane må utarbeidelokale bevarings reglement der både Riksarkivaren sittbevarings reglement og kommunen sine eigne vurderingarer lagt til grunn. Når dette lokale bevaringsreglementetligg føre vil det vere mykje lettare for kommunane og fylkeskom munane å gjere bevarings vurderingar avdokumentasjonen sin. Det er viktig å presisere at Riks -arkivet ønskjer at bevaringsvurderinga, i størst mogleggrad skal gjerast fortløpande i arkiv danningsfasen.BEVARINGSREGLEMENT I SAMARBEID MED ANDREKOMMUNARSidan kommunane stort sett utfører dei same oppgåvene,vil det vere mykje å tene på samarbeid mellom dei nårreglementa skal utarbeidast. I første omgang bør kom -munane samarbeide med dei kommunale arkiv insti -tusjonane om å utarbeide ein mal som dekkjer arbeids -områda til ein kommune. Denne malen bør danneutgangspunktet for lokalt tilpassa reglement. Det vil ettermitt syn vere føremålstenleg å nytte arkivplanen i dennesamanhengen. I ein arkivplan finn ein frå før av eit oversynover dei arkiva kommunen sit med. Mellom 350 og 400kommunar nyttar pr. i dag verktøyet Arkivplan.no og detburde etter mitt syn vere ei enkel sak å tilpasse oversyns -delen i dette verktøyet slik at det passar både til utformingog oppfølging av det lokale bevarings reglementet. Det er viktig at kommunane kjem tidleg i gang med dettearbeidet, slik at ikkje endå meir materiale går tapt i mellom tida, som Riksrevisjonens peikar på i si arkiv -undersøking i kommunane frå 2010. •Foto: iStockphotoistockphotoNext >