1#2010OSLOBYARKIV•ØSTFOLDIKAS•FYLKESARKIVETIOPPLAND•IKAKONGSBERG•AUST-AGDERKULTURHISTORISKESENTER•IKAVEST-AGDER•IKAROGALAND•IKAHORDALAND•BERGENBYARKIV•BYARKIVETIDRAMMEN•FYLKESARKIVETISOGNOGFJORDANE•IKAMØREOGROMSDAL•IKATRØNDELAG•TR.HEIMBYARKIV•ARKIVINORDLAND•IKATROMS•IKAFINNMARKArkheion•BJØRNSTJERNEBJØRNSON•FRASIPTILDIP•"RETTIMAPPA"•TRIZTANVINDTORN–OGMYEMER!INNHOLDRETTIMAPPA......................3BEVARINGOGKASSASJON,INNSPILL..6NOARK5-SYSTEMER................9BJØRNSTJERNEBJØRNSON-BREVINASJONALBIBLIOTEKET.......10ARKIVMELDING..................13FORUMSAKFRASIPTILDIP.........14TRIZTANVINDTORN................18ARKHEIONSNYEWEBSIDE..........21OSLOBYARKIV-NYMEDEIER.......22DIGITALISERINGAVLYDOPPTAK.....23BOKOMTALE.....................25LITTAVHVERT/SMÅSTOFF...........26QUIZ/ARKIVMORO................31IINNTTEERRNNSSIIDDEERR,, AADDRREESSSSEERR EETTCC::ALLE ARKIVINSTITUSJONENE . . .28 - 30LEDERDeltakere:Oslo byarkivØstfold Interkommunale Arkivselskap IKS (ØIKAS)Fylkesarkivet i Oppland (FiO)IKA Kongsberg (IKAK)Aust-Agder kulturhistoriske senter, Arkivet (AAks)Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA)Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR)Bergen Byarkiv (BBA)Byarkivet i Drammen (BiD)Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (FS&F)Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH)Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS (IKAM&R)Interkommunalt arkiv i Trøndelag Iks (IKATrø)Trondheim Byarkiv (TBA)Arkivet i Nordland (AiN)Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)ISSN 0809 -1145Opplag 5000Redaksjonen avsluttet 7. april 2010Arkheion er medlemsblad for de kommunalearkivinstitusjonene i Norge. Vi er 17 medeieresom representerer 18 av landets fylker. Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for denkommunale arkivsektor i landet. Redaktører: Bård RaustølInterkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)Märthas vei 14633 KristiansandTlf: 38 14 55 91e-post: raustol@ikava.va.noInge Manfred BjørlinAust-Agder kulturhistoriske senter (AAks)Parkveien 164838 ArendalTlf: 37 07 35 16e-post: inge-manfred.bjorlin@aaks.noTrykk: Zoom GrafiskGrafisk design:Karin WiweÅrets første Arkheion inneholder et bredt spekter av artikler med temaer frakunstnerarkiver til elektroniske sak-/arkivsystemer. I tillegg til våre faglige artiklerhar vi i dette Bjørnson-året funnet plass til å ha en artikkel om BjørnstjerneBjørnsons manu skripter og brev i Nasjonalbiblioteket. Med dette vil vi bådemarkere Bjørnson og vie oppmerksomhet til arkivmateriale som oppbevares iandre institusjoner enn rene arkivinstitusjoner. Vi omtaler også privatarkivetetter kunstneren og lyrikeren Triztan Vindtorn som er avlevert til Byarkivet iDrammen og er under ordning i disse dager. Dette arkivet har fått myeoppmerksomhet og var sist omtalt over en dobbeltside i VG søndag 14. mars. Det er ikke ofte arkiver får så mye oppmerksomhet.De arkivfaglige artiklene veier så klart tungt, og vi mener vi også dennegangen har fått inn en rekke gode og interessante artikler. Vi åpner bladet meden artikkel om prosjektet ”Rett i mappa”. Prosjektet arbeider med inte grasjonenmellom ulike skoleadministrative systemer og sak-/arkivsystemene. Det produseres flere titalls tusen elevrelaterte dokumenter på de videregåendeskolene i hver enkelt fylkeskommune, og det meste av disse produseres utenomsak-/arkivsystemet. Det er viktig å få på plass en løsning som gjør at disse doku -mentene journalføres og arkiveres på en god måte etter gjeldende retningslinjerog standarder. Vi kan også tilby en interessant og viktig artikkel om bevaring avinformasjon fra det gamle sak-/arkivsystemet Forum Sak, og en artikkel medbetraktninger rundt dagens kassasjonsreglement.Siden sist har Arkheion fått en ny medeier, Oslo byarkiv. Vi ønsker vår nyemedeier hjertelig velkommen! Du kan bli bedre kjent med byarkivet og deresoppgaver i presentasjonen av Oslo byarkiv lenger bak i bladet. Kontakt- ogfaktainformasjon er også lagt til i internsidene helt bak.Arkheion har endelig nye websider! Se vår presentasjon av de nye websideneher i bladet, og besøk oss på www.arkheion.no God lesing.Red.Redaksjonsmedlemmer:Vibeke Lunheim Solbakken, IKA Møre og Romsdal og Tom Oddby, Byarkivet i DrammenArkheion 1/2010>>>Mange dokumenter som produseres på skoler blir ikke journalført. ”Rett i mappa” arbeider med å automatisere journalføringen av opplysninger fra ulikeskoleadministrative systemer til arkivsystemet. Prosjektet er per dags dato et integrasjonsprosjektmellom tre ulike fagsystemer og sak-/arkivsystemet 360⁰. OPPLAND OG VESTFOLD FYLKESKOMMUNERTEKST: ØYSTEINWINDINGSTAD(OPPLAND), HARRIETMARIETERJESEN(VESTFOLD)Det produseres årlig flere titalls tusen elevrelatertedokumenter på de videregående skolene i hver enkeltfylkeskommune. Disse dokumentene er arkivverdigeog blir i beste fall håndtert manuelt. Denne prosessentar 6 -10 minutter per dokument. Men i verste fall blirdisse dokumentene ikke journalført i henhold til regel -verket, og er dermed enten tapt for skole og elev/ fore -satte eller befinner seg i et fagsystem uten funksjona -litet for langtidslagring. Målet for prosjektet er automatisk å sikre og journal -føre alle arkivverdige elevdokumenter produsert iskole fagsystemene samt tilgjengeliggjøre disse sikkertfor elev/foresatte elektronisk via eDialog og/ellerMinSide. Det er et mål å oppnå bedre kvalitet ogservice samtidig som dokumentasjonen blir håndtert i henhold til Riksarkivarens krav.ET SAMARBEIDSPROSJEKT MED SEKS FYLKESKOMMUNERProsjektet ”Rett i mappa” er i dag et samarbeids -prosjekt mellom fylkeskommunene Finnmark, Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Oppland, Vestfold og Vest-Agder. Samarbeidsfylkenes deltakelse er hjemlet ivedtak i de respektive fylkeskommuners administrativeledelse. Samarbeidet er nedfelt i egen avtale som bleunderskrevet av de 6 samarbeidsfylkene i mai 2009.Denne avtalen omfatter mer enn prosjektet ”Rett imappa”, da samarbeidets hensikt er å utvikle enfylkeskommunal bransjeløsing for sak-/arkivsystemetog Beste praksis innen integrasjoner mellomfagsystemer for skole og sak-/arkivløsninger.Alle de seks samarbeidsfylkene er gjensidig forplikteti avtaleform med hensyn til målsetting, organisering,innsats/ressurser, økonomi og i forhold til å ta i brukden fylkeskommunale bransjeløsningen. ”Rett imappa” er som nevnt over et av mange delprosjekter idette fylkeskommunale samarbeidet. Et samarbeid somer døpt FOT; Fylkeskommunal Optimal Tilpasning. Toviktige stikkord for å karakterisere dette samarbeideter at det er stimulerende og inspirerende. Dessuten girdet mulighet for arbeidsdeling og tilgang på flereressurser og ressurspersoner, enn den enkelte fylkes -kommune hadde maktet alene. Det å arbeide innova -tivt er en tydelig uttalt forventning også fra de fylkes -kommunale lederne. I tillegg har vi sterke fagmiljøersom ønsker å forholde seg til lover og regler. Fylkes -kommunenes IKT-avdelinger tenker også strategisk ogønsker å legge til rett for automatiserte arbeidsproses -ser og dokumentflyt. Med andre ord er den interneforankringen tverrfaglig. Det er dessuten en drivkraft å se at idéer/muligheter kan realiseres i et miljø hvormange faggrupper har eierskap. Samarbeidet har altså stor nytteverdi på flere om -råder, blant annet ved at fylkeskommunene inngår i et nettverk hvor hovedfokus er utvikling, erfarings -utveksling, samhandling på tvers av fylkeskommuner/kommuner/stat, kompetansedeling samt å opparbeideøkt kunnskap om nye muligheter og effektive arbeids -former. Tidligere har fylkeskommunene utviklet hversin kostbare tilpasning. Dette samarbeidet sørger altsåfor en kostnadseffektiv bruk av offentlige ressur ser vedå spesifisere og utvikle felles standardløsninger. Arkheion - 1#20103Rett i mappa4Arkheion - 1#2010 >>>TYDELIGE FØRINGER FRA RIKSARKIVAREN OG KOMMUNENES SENTRALFORBUND (KS)Utfordringen med at elevdokumentasjon ligger iskoleadministrative fagsystemer som ikke er godkjentsom elektronisk system, tar Riksarkivet opp i et brevdatert 23. mars 2007. I sitatet nedenfor anvendesforkortelsen LMS, som betyr Learning ManagementSystem. ”Et LMS dokumenterervurdering av stu den -tene/ elevene ogstudentenes/elevenesarbeidsinnsats, pro -gresjon, kunnskaper oglæring. LMS-et doku -menterer også kom -mentarer og tilbake -meldninger som kom -mer fra læreren, noesom betyr at LMS-etdokumenterer atlæreren utfører opp -gaven sin og at studen -tene/elevene får denoppfølgingen detrenger. Denne doku -menta sjonen er det viktig å ta vare på i en konsistent ogsikker form over tid av hensyn til rettsikkerhet både forparter og for læringsstedet. I tillegg har Riksarkivarenfattet bevaringsvedtak for universitetssektoren for en delav den dokumentasjonen som inngår i et LMS (jf vedlagtevedtaksbrev). Tilsvarende vedtak vil etter hvert bli fattetfor høgskolesektoren, videregående skole og grunnskole. Det er med andre ord påkrevet at en del av doku -menta sjonen håndteres på en forskriftsmessig måte, dvs.at dokumenter tilknyttes tilstrekkelige metadata til atdokumentets autentisitet kan opprettholdes over tid ogat selve dokumentet arkiveres på en slik måte at det ergjennfinnbart med opprettholdt integritet.” Riksarkivaren er her tydelig på at elevdokumentasjon må for -skriftsmessig behandles så densautentisitet og gjenfinnbarhetopprettholdes over tid. Dette ervidere i tråd med føringene fraKS i dokumentet ”eKommune2012”, hvor sitatet under erhentet fra kapittel 14 omintegrasjon av IKT-systemer: “MÅLI løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføringav data mellom portaler, databaser, sak/arkivsystemer og fagsystemer for ett eller flere av de viktigste tjeneste områdene.”Med slike føringer i offisielle dokumenter kan en imidler -tid stille spørsmålene: Hvorfor er dette et utviklingsarbeidsom offentlige organer presser frem? Hvorfor er det ikkeen produktutvikling som softwarehusene selv har tattinitiativ til?STORT POTENSIAL FOR EFFEKTIVISERING I dag er praksis ineffektiv og tilfeldig. Dessuten variererdokumentfangsten veldig fra skole til skole. I tillegg tilsikker dokumentasjon av de mange enkeltvedtak ellerannet, vil prosjektet resultere i store økonomiskegevinster.I forprosjektet til ”Rett i mappa” ble det beregnet athver fylkeskommune etter tre år kan spare 3,5 millionerkroner og deretter ca. 1,8 millioner per år. Av dettebeløpet er mer enn 1,2 millioner direkte knyttet til atskolene får forenklede arbeidsprosesser, sammenlignetmed manuell journalføring. Dette regnestykket forut -setter fullelektronisk sak-/arkivsystem, så estimatet tarikke med tidsforbruket som går med til arkivlegging.Estimatene ovenfor er besparelser (gevinst/nytteverdi)ved å effektivisere og automatisere arbeidsprosessene forområdene; dokumentasjon vedrørende inntak og fag -opplæring samt karakterer/kompetansebevis, varsler ogutviklingsplaner. Bedre verktøy, mer effektive rutiner og enklere admi -nistrasjon kan også bidra til mer motiverte medarbeidere.Ved å forbedre rutinene forbedres også servicen som ytestil innbyggere og elever. FORSKNING OG UTVIKLING, HVOR DET ER VIKTIG Å JOBBE I TAKT”Rett i mappa” er imidlertid mer et forsknings- og ut -viklingsprosjekt enn et arbeid bestående av program -mering og utarbeidelse av rutinebeskrivelser. Det harderfor tatt lengre tid enn planlagt å komme i test samtsette integrasjonene i produksjon.Flere kommuner og fylkeskommuner ønsker nå Rett iMappa-funksjonalitet på sine nye løsninger. Prosjektet er med på å etablere forståelse for og krav til slik integra -sjon hos offentlige og kommunale brukere.De største utfordringene i prosjektet har så langt værtå få alle parter - seks fylkeskommuner og tre fagsystem -leverandører samt en ekstern samarbeidspartner - til åsette av nok ressurser og jobbe i takt. Andre pågåendeArkheion - 1#20105prosjekter og ressurstilgang påvirker inn -satsen i slike utviklingsprosjekter, samtidigsom inntekts givende oppgaver gjerneprioriteres først. Det er en utfordring at tre sentrale parterer kommersielle og prioriterer noe annerledesenn de offentlige. Det har også krevd mye tid og fokus fra osssom kunder for å få leverandørene til å forståog akseptere utfordringen, for dernest ågjøre noe med det. Det er et arbeid i mangesteg fra spesifisering av løsningen, selve ut -viklingsarbeidet, så testing før endelig imple -mentering. Det er også et utviklings arbeidmed mange dimensjoner, fra å få deforskjellige leverandørene til å snakke ogjobbe sammen, til å utvikle nye arbeids -prosesser for skoleinntak, fagopplæring,skoleadministrasjon, utsteding av kompe -tansebevis og utsendelse av varsler oggruppe- og individuelle opplæringsplaner.Utfordringene er ikke endelig løst, men vi er godt på vei til å finne løsninger på ut -fordringene. •INTEGRASJON AV IKT-SYSTEMER«RETT I MAPPA»6Arkheion - 1#2010 IKA MØRE OG ROMSDAL, IKA HORDALANDTEKST: ARNTOLAFIDJESTØL, RUNELOTHEDet nærmar seg ti-årsjubileum for oppnemninga av Be -varingsutvalet. Årsaka til at ein nedsette dette utvalet var atRiksarkivet hadde ”behov for en totalvurdering avhovedprinsipper og tilnærmingsmåtar for bevarings -arbeidet i statlig arkivsektor”. Utvalet skulle også ”vurderesine anbefalinger i forhold til det tilsvarende arbeid som nåforegår for kommunal sektor (Thime-utvalget)”. Rapportenvart ferdigstilt i 2002, og var etter vårt syn eit utmerkautgangspunkt for ein revisjon av bevarings- og kassasjons -reglementet. Kva har skjedd etter det? Svært lite, om noko i det heile. Vi held oss framleis til retningslinene i Riks -arkivarens bestemmelser for offentlige arkiver. Desse vartferdigstilt i 1988 og er blitt gjort særs lite med i ettertid. Nå kan ein lese på heimesidene til Riksarkivet at det skalleggast fram ein revidert versjon av reglementet for kom -munane og fylkeskommunane hausten 2010. Dette helsar vivelkommen. Vi reknar med og vonar at statleg sektor får sinrevisjon omtrent på same tida. Vi ynskjer med dette å komemed nokre synspunkt som vi vonar Riksarkivet vil ta medseg i sluttfasen av det arbeidet som skal sluttførast i 2010. Det er viktig at vi nå får eit reglement og retningsliner somer enkle å halde seg til både for å unngå feilaktig kassasjon,men like mykje for å legge til rette for fortløpande vurder -ingar av desse slik at dei til einkvar tid er i takt med utvik - linga i samfunnet og offentleg sektor. Vi vonar at Riks -arkivet vil ta med seg våre synspunkt i det vidare arbeidet.NOKRE HOVUDINNVENDINGAR MOT DAGENS REGLEMENTVi har ikkje føreteke ein detaljert analyse av dagens regle -ment, men baserer innvendingane på dei erfaringane vi har.Det er eit problem at reglementet på enkelte område erinkonsekvent. Eit konkret døme som illustrasjon erforskjellen på handsaming av ikkje-antekne anbod ifylkeskommunal og kommunal sektor. Medan det ifylkeskommunen sitt reglement er høve til å kassere, lyt eini kommunane sitt reglement vurdere kva anbodet gjeld.Dette verkar ikkje logisk, og då meiner vi at ein har to val.Anten samkøyre rutinane, eller forklare kvifor ein har ulikhandsaming. Kanskje ligg årsaka til ulik handsaming ifaktorar som var relevante på eit gjeve tidspunkt, men somikkje lenger er det? Dette er umogeleg å vite for dei somskal halde seg til reglementet og aukar dermed terskelenfor å ta tak bevaringsvurderinga.Språkbruk! Eit anna problem er språkbruk og termini -logi. Dette er vi sikre på at Riksarkivet har gripe fatt i i revisjonen. Det bør likevel nemnast som ei innvending atdet ikkje er blitt gjort noko med dette tidlegare. Til dømesfinn ein framleis Distriktenes utbyggingsfond, trass i at detopp høyrte i 1993. Setningar som ”overført til edb” er litenytta i dagens IT-språk. Det at reglementet til fylkes -kommunen er inndelt etter ein arkivnøkkel som sist gongvart revidert i 1981 og reglementet for kommunane etterein nøkkel frå 1976 seier sitt. Mykje av desse problemstil -lingane vil natur leg nok verte løyst ved å knytte seg tilnyare arkivnøklar. Det er også uheldig at seinare tids skifteav forvaltningsnivå ikkje er blitt teke omsyn til. Nå dekkerRiksarkivarens ret ningsliner for staten berre eigenforvalt -nings saker. Det er likevel ikkje bra at ein berre finn sjukehusreferert til under fylkeskommunen og kommunen sitt regle -ment, der det i alle fall ikkje høyrer heime. Sidan retnings -linene til Riks arkivaren berre dekker eigenforvaltningsaker,vert det endå viktigare at dei sektorvise kassasjonsregle -menta for stats forvaltninga er godt synlege på Riksarkivetsine heimesider.Eit siste moment i høve til Riksarkivarens retningsliner er bruken av omgrep som gjev stor rom for individuelltolkning. Omgrep som ”rutinemessig korrespondanse”,”rutinemessige enkeltsaker”, ”prinsipiell betydning” og”prinsipiell art” inviterer til tolkning og gjer arbeidet medkassasjon meir krevjande og aukar samstundes sjansen forat ein konkluderer feil. Noko som også er forvirrande er bruken av ”som ovanfor”.Om det vert referert til hovudoverskrifta, linja/avsnitteteller talet ute i høgre margen er ikkje opplagt. Vi etterlyserein meir eintydig og lettfatteleg språkbruk.Vi ser at dei nye sidene til Riksarkivet legg til rette for ålegge enkeltvedtaka for kassasjon ut på heimesidene. Dettehelsar vi velkomen. Vi skjønar at enkeltvedtak ikkje er ål ment gyldige, men dei vil både kvar for seg, og samla gieit godt grunnlag for kassasjons- og bevaringsarbeidet ikommunane. Det vil også heve kvaliteten på framtidigekassasjonsførespurnader til Riksarkivet at ein trekker inndesse vedtaka i grunngjevingane.MANGLANDE FORANKRING I BEVARINGSUTVALET SINRAPPORTSom det vert nemnt innleiingsvis meiner vi Bevaringsutvaletsin rapport er god. Den har lagt eit godt grunnlag for detNokre tankar om bevaring og kassasjonSYNSPUNKTArkheion - 1#20107vidare arbeidet med bevaring og kassasjon. Når det kjem tilkonkret oppfølging av rapportens konklusjonar, har det kome litei form av regelverk forankra i rapporten. Det er sjølvsagt uheldigat både dei sektorvise kassasjonsregle menta og Riksarkivarensreglar for bevaring og kassasjon ikkje har denne forankringa. Viskjønar at dette er eit kompleks problemområde. Det kan verevanskeleg å halde seg a jour med alle dei endringane som harskjedd i offentleg sektor i tida etter at Bevaringsutvalet la fram sinrapport. Det som er vanskelegare å skjøne er at reglementa ikkjeer justert i høve til dei meir overordna konklusjonar som vert gjortav Bevaringsutvalet. Særleg syns vi det er uheldig at ein ikkje harteke meir omsyn til rapportens konklusjonar på såkalla”plukkassasjon” eller ”utvalskassasjon”.Her er eit utval sitat frå rapporten om denne kassasjonsformen.I kapittel 5.3.3 Vurderingsnivå: makro eller mikrostårfølgjande:”Som nevnt ovenfor må kassasjon lønne seg økonomisk. Det haringen hensikt å bruke større ressurser på å kassere deler avmaterialet enn det vil koste å bevare det hele og holde det letttilgjengelig. Og selv om det er viktig ikke å undervurdere kost -nadene ved bevaring og særlig ved effektiv gjenfinning, er detgrunn til å regne med at en for detaljert kassasjonsvurdering imange tilfeller ikke vil være lønnsom – dersom man ikke også avandre grunner har behov for en detaljert gjennomgåelse avmaterialet. Det følger av dette at bevarings- og kassasjons -vurdering i hovedregel bør skje på makronivå.”Vidare står det at eit mogeleg unntak for vurdering på makro -nivå vil kunne vere bevarings- og kassasjonsplanar knytta tilarkivnøkkel.I kapittel 5.3.6 Bevaring av utvalg og prøverstår følgjande: ”Hensikten er å bevare noe som gir et mer eller mindre represen -ta tivt bilde av materialet, uten å ta kostnadene ved å bevare helematerialet. De vanligste utvalgsmetoder forutsetter at materialeter stort og homogent. Dette innebærer at det først og fremst erentypeserier som egner seg for utvalgsbevaring.”Vidare står det:”Kritiske røster hevder at man oppnår svært lite, bl.a fordistatistisk representativitet ikke kan defineres generelt, men måknyttes til spesifikke problemstillinger mv. Det er vel også etfaktum at det har vært svært lite bruk av slikt materiale iforskningssammenheng.”Utvalet konkluderer i kapittel 7.1.3 Bevaringskriterier brukt iet makro-/mikroperspektiv: ”Utvalget vil generelt advare mot en metodikk som baserer segpå en nitid gransking av enkeltsaker og –dokumenter. Dersombevarings- og kassasjonsarbeidet skal gjennomføres innenforrimelige ressursrammer, er det helt nødvendig å rette oppmerk -som heten mot større arkivenheter. Det innebærer også at>>>Foto: iStockphoto–Dersom det er slik at det ermagasinkapasiteten som er avgjerande for kor mykje ein tek vare på, er vi av denformeining at det er betre å erkjenne atein ikkje kan ta vare på alt.8Arkheion - 1#2010 utvalget vil anbefale bevaringskriterier som er anvendbare i et makroperspektiv.”Vi meiner vurderingane og konklusjonen til rapporten pådette området er god. Skal ein følgje rapporten på detteområdet burde konsekvensen vere at utvalsbevaring vartfjerna i alt regel verk. Det bør i alle fall som eit minimumgrunngjevast godt, dei gongene ein meiner at utvalsbevaringer berettiga. Eit grelt døme på reglement som ikkje har teke inn over segbevaringsutvalets konklusjonar er kassasjonsreglementet fortrygde kontora som er forankra i vedtak gjort i 1995. Derdefinerer ein på side fire og fem kva sakstyper som skalavleverast til arkiv verket og kva sakstypar som ikkje skalavleverast. Når sakstypane er definert i reglementet stårfølgjande:”Det er et utvalg av disse sakstypene som skal avleveres til Arkiv -verket. Utvalget omfatter saker på personer født 1. og 11. hvermåned og saker på personer født på årstall som ender på 0.”Dette er etter vårt syn ein framgangsmåte som bryter medproveniensprinsippet. Er arkivet eit objektarkiv må ein også taomsyn til dette når ein tek vare på utval. Er arkivet ordna påobjekt, som i dette tilfelle, kan ein ikkje gå inn i dettematerialet og i neste omgang kassere på emne. Anten kassererein på objekt eller så kasserer ein på emne, ikkje begge deler.Det vil i praksis nærmast vere umogeleg å unngå feilvurder -ingar med ein slik framgangsmåte, samstundes som ein sitigjen med eit materiale det heilt openbert vil vere sværtvanskeleg å forhalde seg til i forskningssamanheng. Alle deisektorvise reglementa som finst i dag bør med andre ordgjennomgåast og reviderast i tråd med dei tilrådingar som vertgjevne i Bevaringsutvalet sin rapport.Dersom det er slik at det er magasinkapasiteten som er av -gjerande for kor mykje ein tek vare på, er vi av den formeiningat det er betre å erkjenne at ein ikkje kan ta vare på alt. Erarkiv serien av ein slik karakter at den framstår som uover -siktleg og uetterrettleg etter at kassasjonsvurderinga er gjort,er det betre å kassere heile serien enn berre deler av den. Viynskjer oss ein normalinstruks med rettleiing tilpassa deienkelte forvaltningsområda og -nivåa i offentleg sektor.Denne skal vere fundert på Bevaringsutvalet sin rapport sompå makronivå, i regelen på arkivserienivå, seier noko ombevaringstid. Deretter kan prosessen vidare vere at bevarings -planane i offentleg sektor skal forankrast i desse rettleiingane,men endeleg godkjennast av Riksarkivet før dei vert gjeld -ande. For saksarkiv, vil det vere naudsynt å gjere ei vurderingpå nivået under arkivserienivået. Vi meiner at ein her børlegge arkivnøkkelen til grunn.Riksarkivet vil kanskje innvende at dette vil verte eit fortidkrev jande arbeid for dei. Vi trur ikkje det. Vi trur at langtdei fleste arkivseriane vil vere uproblematiske å vurdere. Ein lyt bruke litt meir tid på enkelte seriar, men etterkvart som einfår erfaring med desse, vil også dette arbeidet verte enklare og krevje mindre ressursar. Best av alt er at ein då vil ha eitkonkret reglement som ein fortløpande kan justere ogkommentere etterkvart som ut viklinga innanfor offentlegsektor gjer dette naudsynt. •>>>Arkheion - 1#20109Godkjente Noark 5-systemerREDAKSJONEN ARKHEIONTEKST: INGEMANFREDBJØRLINSiden Noark 5-standarden ble publisert som gjeldende standard 4. juli 2008 har leverandørenejobbet med å utvikle systemer tilpasset den nye standarden. De første løsningene har nå fåttmidlertidig godkjenning av Riksarkivaren.Som første leverandør på markedet har Software Inno -vation oppnådd sertifisering som komplett NOARK 5-system for produktet Public 360° 4.0. Riksarkivaren skriver i godkjennings -brevet:”Riksarkivaren gir hervedsystemet Public 360 versjon 4.0 SP5 (heretter P360) fraSoftware Innovation enmidlertidig godkjenningsom en komplett Noark 5-løsning, som kan fungerefrittstående eller integreresmed ett eller flere fag -systemer. […] En endeliggodkjen ning vil bli gitt påbakgrunn av uttrekk fra enløsning integrert med eller basert påP360 som har vært i produk sjon i minstseks måneder. Det kreves da at det produseres etavleveringsuttrekk fra produksjonssystemet i tråd medgodkjenningsprosedyren, og at avleverings uttrekket god -kjennes av Riksarkivaren.”Direktøren i Software Innovation Norge, Halvor Walla,uttaler på selskapets nettsider:”Det er en viktig milepæl for oss at Riksarkivaren nå hargitt oss denne godkjenningen. At vi fører an i utviklingenpå dette markedet, understreker vår posisjon som denledende leverandøren av sak- og dokumenthåndterings -løsninger til offentlig sektor i Norge”.FRITTSTÅENDE NOARK 5-KJERNERFra før har systemet Documentum fra Ciber og Joint ogW3D3 fra FormPipe Software AB oppnådd Noark 5-godkjenning. Disse er imidlertid kun godkjent somfrittstående Noark 5-kjerner, og ikke komplette Noark 5-løsninger. Det betyr at disse systemene må integreres med et fagsystem for å fungere som et helhetlig arkiv- og saksbehandlingssystem. En eventuell endelig godkjen -ning gis etter at et system har vært integrert med ellerbasert på en av disse Noark 5-kjernene og vært iproduk sjon i minst seks måne der. I tillegg mådet produseres et avleverings uttrekk fraproduk sjons systemet i tråd med god -kjennings prose dyren og av leverings -uttrekket godkjennes av Riks -arkivaren. NOARK 5Noark 5 erstatter den tidligereNoark 4, men forvalt ningen vilikke bli pålagt å gå over fra Noark4-baserte til Noark 5-baserte systemfra en bestemt dato. Riksarkivet skriver på sine nettsider:”Riksarkivarens holdning er at forvalt ningentil enhver tid må velge de innretninger forjournalføring og arkivering som, innenfor arkiv lovensrammer, er mest tjenlig for organet. I dette ligger at forvisse forvaltnings- eller saksområder kan det fort satt værehensiktsmessig med papirbasert journal og arkiv, mensandre har behov for å benytte fagsystem medfunksjonalitet basert på kjernekravene i Noark 5.”Godkjenningsbrevene fra Riksarkivaren kan lese i sinhelhet på Riksarkivets nettsider:http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Noark/Noark-5/Godkjente-loesningerPå nettsidene er også all informasjon man trenger omNoark 5:http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Noark/Noark-5Next >